A utilização de softwares ERP (Enterprise Resource Planning) ou Gestão Empresarial por pequenas e médias empresas pode ser considerada já uma decisão estratégica para alavancar os negócios, mas também pode ser um tiro no escuro, seguindo o modismo atual do meio empresarial. Este artigo pretende lançar um pouco de luz sobre o tema, discorrendo sobre o que é um ERP e quais as exigências técnicas para colocá-lo em operação na empresa. Assim será possível avaliar as reais possibilidades de utilização por uma empresa de médio ou pequeno porte.
INTRODUÇÃO
Os pacotes de software ERP se difundiram entre as grandes corporações, pois aproveitam os recursos disponibilizados pelas mais modernas tecnologias como hardware para servidores dedicados, sistemas gerenciadores de bancos de dados, redes de alta velocidade entre outros. Aliado a isto, existe toda uma estrutura organizacional que pode dar respaldo às dúvidas operacionais do dia-a-dia, como para que conta contábil deva ser direcionada um lançamento de uma compra.
Nos últimos anos as pequenas e médias empresas passaram a ter acesso às mesmas tecnologias usadas pelas grandes empresas, devido ao barateamento do custo de aquisição de hardware e software, tornando viável a utilização de um sistema ERP. Porém, estas empresas direcionam seus investimentos para a atividade-fim, terceirizando as atividades como contabilidade, recursos humanos e departamento fiscal. Assim a estrutura organizacional destas empresas não tem condição de oferecer um apoio técnico suficiente para as dúvidas que surgem diariamente.
Um ERP exige de seus usuários um conhecimento mais detalhado das operações envolvidas, e numa pequena ou média empresa o usuário nem sempre tem o conhecimento técnico suficiente para compreender as exigências de parametrização. Ele dependerá da consultoria do sistema ou da contabilidade terceirizada para resolver a questão.
O objetivo deste trabalho é realizar um estudo de caso com o ERP SISGEM para avaliar o nível de atendimento dos processos existentes dentro das pequenas e médias empresas onde ele foi implantado. Isso permitirá o levantamento das informações sobre quais pontos do sistema precisam sofrer modificações ou melhorias para que o atendimento dos processos seja mais efetivo.
USO DA TECNOLOGIA
Uma das características da tecnologia é que ela é totalmente desprovida da capacidade de produzir algo por si só. É notória a existência de exemplos de instituições que realizaram altos investimentos em tecnologia, mas não obtiveram os resultados desejados (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000). A tecnologia usada sem inteligência não só produz resultados enganosos, como também trás perda de tempo e de recursos (JESUS; OLIVEIRA, 2007), porém, a capacidade de aproveitar os recursos oferecidos pelas modernas tecnologias é crucial para a sobrevivência e sustentação no mercado, pois as organizações passam a possuir vantagens competitivas sobre seus concorrentes (ALVARENGA, 2003).
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E ERP
A tecnologia da informação ocupa um papel-chave nas empresas, pois vem sofrendo um desenvolvimento rápido para suprir informações no mais curto espaço de tempo, visto que, conforme Alvarenga (2003), a globalização e a automação dos processos produtivos também fazem parte do cenário mundial dos negócios, nos quais os concorrentes diretos também estão inseridos.
Com a necessidade de agilidade, eficiência, flexibilidade e administração dos processos empresariais, o ERP (Enterprise Resource Planning) surgiu no cenário empresarial para suprir as necessidades quanto à gestão dos negócios, valendo-se das atividades executadas por um software multi-modular desenvolvido para atuar nas diversas áreas dentro de uma empresa, permitindo uma integração de todos os processos, conforme afirmam Jesus; Oliveira (2007) e Bueno; Pimenta III; Licastro (2000). Um ERP normalmente utiliza ou está integrado a uma base de dados relacional, pois deve garantir segurança, integridade, unicidade, disponibilidade, velocidade e centralização dos dados (GUSKUMA, 1999). Dentre os módulos que um ERP deve disponibilizar destacam-se: Contabilidade, Financeiro, Estoque e Almoxarifado, Faturamento, Recursos e Talentos Humanos, Marketing, Produção Industrial (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000).
O ERP é uma evolução do MRP (Material Requirements Planning) e do MRP II (Manufaturing Resource Planning), técnicas desenvolvidas desde a década de 1970 para automatizar os controles de suprimentos de materiais e da produção industrial. A partir das melhorias significativas que o MRP e MRP II causaram nos processos produtivos, surgiu a idéia de se fazer o mesmo em relação a outras áreas da empresa. Nesse sentido Alvarenga (2003), Bueno; Pimenta III; Licastro (2000), Guskuma (1999), e Jesus; Oliveira (2007) são unânimes em no que se refere a essas considerações.
Para implantar um sistema ERP, a necessidade de uma análise dos processos da empresa é imprescindível, além do treinamento dos colaboradores, investimentos em TI (equipamentos) e reengenharia nos métodos de trabalho (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000).
DEFINIÇÃO DE ERP
ERP é uma arquitetura de software que tem por finalidade facilitar o fluxo de informações entre todos os setores de uma empresa, apresentando um sistema amplo de soluções e informações, utilizando para tal um banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto de aplicações integradas, consolidando todas as operações do negócio em um simples ambiente computacional acessível a todos os usuários, de acordo com os autores Alvarenga (2003), Bueno; Pimenta III; Licastro (2000) e Guskuma (1999).
Um sistema ERP deve garantir que a entrada da informação seja efetuada uma única vez, e que esta informação fique disponível a qualquer tempo para qualquer módulo que dela necessitar (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000). Um exemplo clássico seria o cadastro de um novo cliente, cujas informações são passadas pelo representante de vendas. Ao serem informados no sistema pelo responsável do cadastramento, estes dados devem ficar disponíveis para o setor financeiro a fim de que sejam tomadas as devidas precauções quanto ao crédito que este cliente tem na praça, e assim poder liberá-lo para o faturamento. Após esta etapa, o faturamento pode lançar o pedido no sistema, usando o cadastro já existente do cliente. Caso algum item do pedido não tenha estoque suficiente para ser atendido, gera-se uma ordem de produção, que pode disparar vários outros processos, como uma solicitação de compras de matérias-primas. No fim de todos os processos, aquele pedido inicial torna-se uma nota fiscal de venda, faturada em nome do cliente informado no inicio, tudo isso sem a necessidade de redigitar qualquer informação do cliente já cadastrado.
CARACTERÍSTICAS DE SISTEMAS ERP
Conforme Souza (2000) e Souza; Zwicker (2007), os sistemas ERP possuem seis características:
1) São pacotes comerciais: A idéia básica da utilização de pacotes comerciais é atacar dois dos grandes problemas verificados na construção de sistemas através dos métodos tradicionais: o não-cumprimento de prazos e o estouro em orçamentos. Diversas alternativas têm sido usadas para atacar esse problema tais como a evolução das metodologias de desenvolvimento, prototipação, a utilização de ferramentas CASE e as linguagens e metodologias orientadas a objeto que têm como objetivo permitir a reutilização de componentes de software. 2) São desenvolvidos a partir de modelos-padrão de processos: Assim como os demais pacotes comerciais, os sistemas ERP não são desenvolvidos para um cliente específico e procuram atender requisitos genéricos da maior quantidade possível de empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Para que possam ser elaborados, é necessária a utilização de modelos de processo de negócio, os quais são obtidos através da experiência acumulada pelas empresas, ou então elaborados por empresas de consultoria e pesquisa. Os sistemas ERP disponibilizam um “catálogo” de processos empresariais que podem ser usados como referencial para o planejamento e mudança organizacional.
3) Integram os sistemas das diversas áreas da empresa: A integração pode ser definida como uma característica de sistemas de informação que consideram cada parte do sistema, servindo a um departamento específico da empresa, como parte de um único sistema empresarial, e não como uma série de sistemas isolados.
4) Utilizam um banco de dados corporativo: Entre as diversas maneiras de se desenvolver sistemas totalmente integrados está a utilização de um único banco de dados centralizado. Esse banco de dados é conhecido, também, como banco de dados corporativo.
5) Têm grande abrangência funcional: Uma diferença entre os sistemas ERP e os pacotes de software tradicionais é abrangência funcional daqueles, isto é, uma ampla gama de funções empresariais cobertas por estes aplicativos.
6) Requerem procedimentos de ajuste: Todo sistema ERP sofre algum tipo de adaptação para que possa atender a todos os requisitos da empresa.
TERMOS RELACIONADOS AOS SISTEMAS ERP
Souza (2000) e Souza; Zwicker (2007) apresentam ainda alguns termos relacionados os sistemas de ERP, os quais são: a funcionalidade, a divisão em módulos, a parametrização, a customização, a localização e a atualização.
1) Funcionalidade: é o conjunto total de funções embutidas em um sistema ERP, suas características e suas diferentes possibilidades de uso.
2) Módulos: são os menores conjuntos de funções que podem ser adquiridos e implementados separadamente em um sistema ERP. Tais conjuntos de funções correspondem a divisões departamentais de empresas (vendas, financeiro, produção, planejamento da produção, entre outros).
3) Parametrização: é o processo de adequação da funcionalidade de um sistema ERP a uma determinada empresa, através da definição dos valores de parâmetros já disponibilizados no próprio sistema.
4) Customização: é a modificação de um sistema ERP para que este possa se adequar a uma determinada situação empresarial impossível de ser reproduzida através dos parâmetros já existentes. Os custos de manutenção crescem, pois muitas vezes os fornecedores não dão suporte para rotinas altamente customizadas.
5) Localização: é a adaptação (através de parametrizações ou customizações) de sistemas ERP desenvolvidos em outros países para a sua utilização na realidade local de um país (impostos, taxas, leis, procedimentos). Também é conhecido pelo termo “tropicalização” no Brasil.
6) Atualização: disponibilização dos aumentos nas funcionalidades e correções de problemas e erros.
CICLO DE VIDA DE SISTEMAS
Conforme concordam Souza (2000), Souza; Zwicker (2007) e Silva (2006), o ciclo de vida de sistemas são usados para representar as diversas etapas pelas quais passa um projeto de desenvolvimento e utilização de sistemas de informação. Nesse ciclo de vida estão inseridas as diversas etapas: levantamento de requisitos, definição de escopo do projeto, análise de alternativas, projeto do sistema, codificação, testes, conversão de dados e manutenção.
Dois modelos de ciclo de vida podem ser destacados, os quais são citados por Pressman (1995): o modelo clássico (também conhecido como modelo cascata ou waterfall), em que as etapas são executadas em seqüência uma única vez para cada sistema, e o modelo de prototipação, no qual sucessivas repetições de todas as etapas vão refinando incrementalmente o produto final até que esteja pronto para ser implementado.
O ciclo de vida de um sistema também passa a idéia de uma sucessão de fases de crescimento, evolução e declínio, e que, ao final, deve-se descartar o sistema, pois se tornou obsoleto, e substituí-lo por outro.
CICLO DE VIDA DE PACOTES COMERCIAIS DE SOFTWARE
O ciclo de vida de pacotes comerciais não pode ser tratado como um desenvolvimento interno de aplicações, mas sim de uma aquisição de um pacote de sistema comercial desenvolvido externamente à empresa, e por ter características genéricas para atender diversas empresas, terá que sofrer adaptações durante a fase de implantação (SOUZA; 2000), (SOUZA; ZWICKER, 2007).
CICLO DE VIDA DE ERP
Sistemas ERP apresentam diferenças em seu ciclo de vida quando comparados aos sistemas tradicionais e este ciclo de vida pode ser dividido em três etapas distintas, conforme Souza (2000) e também Souza; Zwicker (2007):
Etapa de Decisão e Seleção
Ocorre uma única vez (um único sistema ERP deve ser escolhido para utilização de forma completa), e para isto a empresa deve levar em consideração os fatores envolvidos na utilização do ERP, fazendo uma análise das vantagens e desvantagens. Importantes tarefas desta etapa são:
a) Decisão pela utilização de sistemas ERP: a empresa deve levar em conta o alto investimento e o longo período de retorno, por isso o fluxo de caixa nesse período deve ser positivo.
b) Escolha do fornecedor: comparar alternativas, definir critérios e pesos nessa comparação são algumas ações propostas, assim como a contratação de uma empresa de consultoria para auxiliar durante a implantação.
c) Planejamento da implementação: definição do líder de projeto, formação do comitê executivo, estruturação das equipes do projeto e a definição do plano geral de implementação fazem parte desta etapa.
Etapa de Implementação
É a segunda etapa do ciclo de vida do ERP (embora o termo seja usado para representar o ciclo completo).
Nesta etapa os módulos são colocados em funcionamento na empresa. É neste momento que são feitas as parametrizações e customizações necessárias, os dados iniciais são inseridos (normalmente via migração de outros sistemas), os processos de negócios são avaliados e remodelados para atender às necessidades do sistema (isto é feito normalmente via a consultoria contratada), equipamentos e softwares utilizados estejam instalados e configurados adequadamente, e também que os funcionários (operadores, supervisores, gerentes) recebam o treinamento necessário para usufruir dos benefícios propiciados pelo sistema. Importantíssimo também é a disponibilização do suporte para o auxilio na operação de qualquer módulo.
Etapa de Utilização
Nesta etapa começa-se a ter uma visão melhor do ERP como um todo, pois, durante a implementação, o esforço era concentrado em aderir o software à organização. Novos modos de usar a tecnologia disponibilizada começam a surgir.
O ciclo de vida de um pacote ERP é representado pela figura colocada na seqüencia.
Figura 1: Ciclo de Vidade um Pacote ERP
Fonte: Souza; Zwicker (2007)
EXPECTATIVAS DAS EMPRESAS
Quando se pensa em ERP, muitos empresários enxergam aí a solução de todos os seus problemas ligados à gestão de empresas, devido às expectativas de que o sistema impulsionará as atividades ligadas ao seu negócio da noite para o dia. As empresas esperam do ERP um pacote mágico que atinja todos os aspectos do negócio, o que corresponde a uma visão distorcida da realidade (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000). Isto ocorre porque é dada uma maior atenção aos aspectos técnicos e financeiros (mensuráveis), deixando de lado os aspectos não técnicos, ligados à cultura e organização da empresa, conforme afirmam Alvarenga (2003), Bueno; Pimenta III; Licastro (2000) e Jesus; Oliveira (2007).
CONCLUSÃO
Para que as pequenas e médias empresas usufruam dos benefícios oferecidos por um ERP é preciso achar um meio-termo entre a simplificação dos processos de implantação, controle mais apurado nos custos do projeto, cronograma objetivo, e treinamento para os usuários-chave sobre os principais conceitos do sistema.
Os sistemas ERP exigem muito trabalho e dedicação dos profissionais envolvidos no processo de implantação, são mais complexos de operar e possuem custos mais elevados que pacotes comuns de software. Em contrapartida, são mais abrangentes, não possuem redundância de informações, integram os diversos setores da empresa, geram informações mais precisas e centralizam as informações em uma única base de dados.
Cabe agora às pequenas e médias empresas aceitarem o desafio e utilizarem uma ferramenta poderosa para a gestão de seus negócios, e também se tornarem mais competitivos no meio de um mercado tão exigente.
REFERÊNCIAS
ALVARENGA, M. L. F. Metodologia para verificação do sucesso na implantação de ERP (Enterprise Resource Planning) baseada nos fatores críticos de sucesso – Aplicação na indústria mineira. 2003. Disponível em: http://teses.eps.ufsc.br/defesa/pdf/10138.pdf. Acesso em 16 maio 2007.
PRESSMAN, R. S.; Engenharia de Software. São Paulo: Pearson Makron Books, 1995.
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